Las normas generales de actuación de las Administraciones Públicas están en los artículos 13 a 28 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (L39-2015). Regulan los derechos de las personas, la relación electrónica, la lengua, los registros, la obligación de resolver, el silencio y los documentos y copias [L39-2015, art. 13].
1. Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones
Quienes, conforme al artículo 3, tienen capacidad de obrar ante las Administraciones Públicas son titulares, en sus relaciones con ellas, de estos derechos [L39-2015, art. 13]:
| Letra | Derecho |
|---|
| a) | Comunicarse con las Administraciones a través de un Punto de Acceso General electrónico de la Administración |
| b) | Ser asistidos en el uso de medios electrónicos |
| c) | Utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autónoma, según esta Ley y el resto del ordenamiento |
| d) | Acceder a la información pública, archivos y registros, según la Ley 19/2013, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno |
| e) | Ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados públicos, que han de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones |
| f) | Exigir las responsabilidades de las Administraciones Públicas y autoridades, cuando corresponda legalmente |
| g) | Obtener y utilizar los medios de identificación y firma electrónica de esta Ley |
| h) | La protección de datos de carácter personal y, en particular, la seguridad y confidencialidad de los datos de los ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones |
| i) | Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitución y las leyes |
Estos derechos se entienden sin perjuicio de los que el artículo 53 reconoce a los interesados en el procedimiento administrativo [L39-2015, art. 13].
2. Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente
2.1. Personas físicas: elección
Las personas físicas pueden elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones por medios electrónicos o no, salvo que estén obligadas a hacerlo electrónicamente, y pueden cambiar el medio elegido en cualquier momento [L39-2015, art. 14.1].
2.2. Sujetos obligados
En todo caso están obligados a relacionarse electrónicamente con las Administraciones para cualquier trámite de un procedimiento, al menos, estos sujetos [L39-2015, art. 14.2]:
- las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica [L39-2015, art. 14.2.a)] [L39-2015, art. 14.2.b)];
- quienes ejerzan una actividad profesional que requiera colegiación obligatoria, para los trámites que realicen en ejercicio de esa actividad; en todo caso se incluyen los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles [L39-2015, art. 14.2.c)];
- quienes representen a un interesado obligado a relacionarse electrónicamente [L39-2015, art. 14.2.d)];
- los empleados de las Administraciones Públicas, para los trámites que realicen con ellas por su condición de empleado público, en la forma que determine reglamentariamente cada Administración [L39-2015, art. 14.2.e)].
Reglamentariamente, las Administraciones pueden imponer la relación electrónica para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que, por su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos, tengan acreditado acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios [L39-2015, art. 14.3].
3. Lengua de los procedimientos
- La lengua de los procedimientos tramitados por la Administración General del Estado es el castellano [L39-2015, art. 15.1].
- Ante órganos estatales con sede en una Comunidad Autónoma, los interesados pueden usar también la lengua cooficial, y el procedimiento se tramita en la lengua elegida [L39-2015, art. 15.1].
- Si varios interesados discrepan sobre la lengua, se tramita en castellano, pero los documentos que requieran se expiden en la lengua elegida [L39-2015, art. 15.1].
- En los procedimientos de las Administraciones de las Comunidades Autónomas y de las Entidades Locales, el uso de la lengua se ajusta a la legislación autonómica correspondiente [L39-2015, art. 15.2].
- La Administración instructora debe traducir al castellano los documentos que deban surtir efecto fuera de la Comunidad Autónoma y los dirigidos a interesados que lo soliciten expresamente, salvo que vayan a otra Comunidad donde sea cooficial esa misma lengua [L39-2015, art. 15.3].
4. Registros
4.1. Registro Electrónico General
- Cada Administración dispone de un Registro Electrónico General, en el que se hace asiento de todo documento presentado o recibido en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente; también puede anotarse la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares [L39-2015, art. 16.1].
- Los Organismos públicos pueden tener su propio registro electrónico, interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General, que funciona como portal de acceso a ellos [L39-2015, art. 16.1].
- Las disposiciones de creación de los registros se publican en el diario oficial correspondiente y especifican el órgano responsable, la fecha y hora oficial y los días inhábiles [L39-2015, art. 16.1].
4.2. Asientos y recibo
- Los asientos se anotan por orden temporal de recepción o salida, con la fecha del día, y los documentos se cursan sin dilación a sus destinatarios [L39-2015, art. 16.2].
- Cada asiento deja constancia de número, epígrafe, fecha y hora de presentación, interesado, órgano remitente, destinatario y, en su caso, contenido; se emite automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento con fecha, hora y número de entrada [L39-2015, art. 16.3].
4.3. Dónde se pueden presentar los documentos
Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas pueden presentarse [L39-2015, art. 16.4]:
| Letra | Lugar de presentación |
|---|
| a) | En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan y en los registros electrónicos de cualquiera de los sujetos del artículo 2.1 |
| b) | En las oficinas de Correos, en la forma que se establezca reglamentariamente |
| c) | En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero |
| d) | En las oficinas de asistencia en materia de registros |
| e) | En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes |
Los registros electrónicos de todas las Administraciones deben ser plenamente interoperables, con compatibilidad informática, interconexión y transmisión telemática de asientos y documentos [L39-2015, art. 16.4].
4.4. Documentos presentados en papel y otras reglas
- Los documentos presentados presencialmente los digitaliza la oficina de asistencia en materia de registros y se devuelven los originales, salvo que la norma determine su custodia o se trate de soportes no susceptibles de digitalización [L39-2015, art. 16.5].
- Las cantidades que haya que pagar al presentar documentos pueden abonarse por transferencia a la oficina pública [L39-2015, art. 16.6], y las Administraciones publican la relación de oficinas de asistencia para la presentación electrónica [L39-2015, art. 16.7].
- No se tienen por presentados en el registro los documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación [L39-2015, art. 16.8].
5. Archivo de documentos
- Cada Administración debe mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos de procedimientos finalizados [L39-2015, art. 17.1].
- Se conservan en un formato que garantice autenticidad, integridad, conservación y consulta, y su eliminación debe ser autorizada [L39-2015, art. 17.2]; los soportes cumplen el Esquema Nacional de Seguridad [L39-2015, art. 17.3].
6. Colaboración y comparecencia de las personas
6.1. Colaboración
- Las personas colaboran con la Administración en los términos de la Ley aplicable y, a falta de previsión expresa, le facilitan los informes, inspecciones y otros actos de investigación que requiera para ejercer sus competencias [L39-2015, art. 18.1].
- No tienen ese deber si la revelación atenta contra el honor o la intimidad personal o familiar, o supone comunicar datos confidenciales de terceros conocidos por la prestación de servicios profesionales de diagnóstico, asesoramiento o defensa, sin perjuicio de la legislación sobre blanqueo de capitales y financiación de actividades terroristas [L39-2015, art. 18.1].
- Los interesados deben proporcionar los datos que conozcan y permitan identificar a otros interesados no comparecidos [L39-2015, art. 18.2].
- Si las inspecciones requieren entrar en el domicilio del afectado o en otros lugares que necesiten autorización del titular, se aplica el artículo 100 [L39-2015, art. 18.3].
6.2. Comparecencia
- La comparecencia ante las oficinas públicas, presencial o electrónica, solo es obligatoria cuando lo prevea una norma con rango de ley [L39-2015, art. 19.1].
- La citación hace constar expresamente el lugar, fecha, hora, medios disponibles y objeto de la comparecencia, así como los efectos de no atenderla [L39-2015, art. 19.2].
- Las Administraciones entregan al interesado certificación acreditativa de la comparecencia cuando lo solicite [L39-2015, art. 19.3].
7. Responsabilidad de la tramitación
- Los titulares de las unidades y el personal que tenga a su cargo la resolución o el despacho de los asuntos son responsables directos de su tramitación [L39-2015, art. 20.1].
- Los interesados pueden solicitar la exigencia de esa responsabilidad a la Administración de la que dependa el personal afectado [L39-2015, art. 20.2].
8. Obligación de resolver
8.1. Regla general y excepciones
- La Administración está obligada a dictar resolución expresa y a notificarla en todos los procedimientos, cualquiera que sea su forma de iniciación [L39-2015, art. 21.1].
- En los casos de prescripción, renuncia del derecho, caducidad del procedimiento, desistimiento de la solicitud y desaparición sobrevenida del objeto, la resolución consiste en declarar la circunstancia que concurra, con indicación de los hechos producidos y las normas aplicables [L39-2015, art. 21.1].
- Se exceptúan de la obligación la terminación del procedimiento por pacto o convenio y los procedimientos sobre derechos sometidos únicamente al deber de declaración responsable o comunicación [L39-2015, art. 21.1].
8.2. Plazo máximo y cómputo
- El plazo máximo para notificar la resolución expresa es el que fije la norma reguladora del procedimiento, y no puede exceder de seis meses salvo que una norma con rango de Ley establezca uno mayor o lo prevea el Derecho de la Unión Europea [L39-2015, art. 21.2].
- Si la norma no fija plazo máximo, este es de tres meses [L39-2015, art. 21.3].
Los plazos se cuentan así [L39-2015, art. 21.3]:
| Procedimiento | Desde |
|---|
| Iniciado de oficio | La fecha del acuerdo de iniciación |
| Iniciado a solicitud del interesado | La fecha en que la solicitud haya tenido entrada en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente para tramitarla |
8.3. Información, medios y responsabilidad
- Las Administraciones publican en el portal web sus procedimientos con plazos máximos y efectos del silencio, e informan a los interesados del plazo máximo y de los efectos del silencio: en la notificación o publicación del acuerdo de iniciación de oficio, o en una comunicación dentro de los diez días siguientes a la recepción de la solicitud en el registro electrónico competente, que indica también la fecha en que la recibió el órgano competente [L39-2015, art. 21.4].
- Si el número de solicitudes o de afectados puede suponer un incumplimiento del plazo, el órgano competente para resolver (a propuesta razonada del instructor) o su superior jerárquico (a propuesta de aquel) pueden habilitar medios personales y materiales [L39-2015, art. 21.5].
- El personal que despacha los asuntos y los titulares de los órganos competentes para instruir y resolver son directamente responsables de resolver en plazo; el incumplimiento da lugar a responsabilidad disciplinaria, sin perjuicio de la que proceda según la normativa aplicable [L39-2015, art. 21.6].
9. Suspensión y ampliación del plazo para resolver
9.1. Suspensión potestativa («se podrá suspender»)
El transcurso del plazo máximo para resolver y notificar se podrá suspender en estos casos [L39-2015, art. 22.1]:
| Letra | Supuesto | Duración |
|---|
| a) | Requerir a un interesado que subsane deficiencias o aporte documentos (sin perjuicio del artículo 68) | Desde la notificación del requerimiento hasta su cumplimiento o, en su defecto, el plazo concedido |
| b) | Pronunciamiento previo y preceptivo de un órgano de la Unión Europea | Desde la petición hasta la notificación del pronunciamiento a la Administración instructora |
| c) | Procedimiento no finalizado en la Unión Europea que condicione directamente la resolución | Desde que se tenga constancia de su existencia hasta que se resuelva |
| d) | Informes preceptivos a un órgano de la misma o distinta Administración | Desde la petición hasta la recepción del informe, sin exceder nunca de tres meses |
| e) | Pruebas técnicas o análisis contradictorios o dirimentes propuestos por los interesados | El tiempo necesario para incorporar los resultados al expediente |
| f) | Negociaciones para un pacto o convenio del artículo 86 | Desde la declaración formal hasta la conclusión sin efecto de las negociaciones |
| g) | Pronunciamiento previo indispensable de un órgano jurisdiccional | Desde que se solicita hasta que la Administración tenga constancia de él |
En el caso de los informes preceptivos, si no se recibe el informe en el plazo de tres meses, el procedimiento prosigue [L39-2015, art. 22.1.d)]. En los supuestos b), c), d) y g) deben comunicarse a los interesados tanto el inicio como el final de la suspensión [L39-2015, art. 22.1].
9.2. Suspensión obligatoria («se suspenderá»)
El plazo se suspenderá en estos casos [L39-2015, art. 22.2]:
- Cuando una Administración requiera a otra para que anule o revise un acto que entienda ilegal y que sea la base del que la primera ha de dictar (artículo 39.5): desde el requerimiento hasta que se atienda o se resuelva el recurso contencioso-administrativo; el requerimiento y su cumplimiento o la resolución del recurso se comunican a los interesados [L39-2015, art. 22.2.a)].
- Actuaciones complementarias del artículo 87: desde que se notifique el acuerdo motivado de inicio hasta su terminación [L39-2015, art. 22.2.b)].
- Recusación: desde que se plantee hasta que la resuelva el superior jerárquico del recusado [L39-2015, art. 22.2.c)].
9.3. Ampliación del plazo
- Excepcionalmente, agotados los medios del artículo 21.5, el órgano competente para resolver (a propuesta, en su caso, del instructor) o su superior jerárquico puede acordar motivadamente ampliar el plazo máximo, sin que la ampliación supere el plazo establecido para la tramitación [L39-2015, art. 23.1].
- El acuerdo sobre la ampliación debe notificarse a los interesados y contra él no cabe recurso alguno [L39-2015, art. 23.2].
10. Silencio administrativo
10.1. Procedimientos iniciados a solicitud del interesado
- Vencido el plazo máximo sin notificación de resolución expresa, el interesado puede entender estimada su solicitud por silencio administrativo, salvo que una norma con rango de ley, una norma de Derecho de la Unión Europea o de Derecho internacional aplicable en España establezcan lo contrario [L39-2015, art. 24.1].
- Si el procedimiento versa sobre el acceso a actividades o su ejercicio, la ley que imponga silencio desestimatorio debe fundarse en razones imperiosas de interés general [L39-2015, art. 24.1].
- El silencio es desestimatorio en los procedimientos sobre el derecho de petición del artículo 29 de la Constitución, en aquellos cuya estimación transfiera al solicitante o a terceros facultades relativas al dominio público o al servicio público, en los que impliquen actividades que puedan dañar el medio ambiente y en los de responsabilidad patrimonial de las Administraciones Públicas [L39-2015, art. 24.1].
- También es desestimatorio en los procedimientos de impugnación de actos y disposiciones y en los de revisión de oficio iniciados a solicitud de los interesados [L39-2015, art. 24.1].
- Excepción: si se interpuso recurso de alzada contra la desestimación por silencio de una solicitud y, llegado el plazo de resolución, el órgano no dicta y notifica resolución expresa, el recurso se entiende estimado, siempre que no se refiera a las materias del párrafo anterior [L39-2015, art. 24.1].
10.2. Efectos del silencio
- La estimación por silencio tiene a todos los efectos la consideración de acto administrativo finalizador del procedimiento [L39-2015, art. 24.2].
- La desestimación por silencio tiene los solos efectos de permitir interponer el recurso administrativo o contencioso-administrativo que proceda [L39-2015, art. 24.2].
- Con estimación por silencio, la resolución expresa posterior solo puede dictarse si es confirmatoria; con desestimación por silencio, la resolución expresa posterior se adopta sin vinculación alguna al sentido del silencio [L39-2015, art. 24.3].
- Los actos producidos por silencio pueden hacerse valer ante la Administración y ante cualquier persona física o jurídica, pública o privada, y producen efectos desde el vencimiento del plazo máximo sin resolución expresa [L39-2015, art. 24.4].
- Se acreditan por cualquier medio de prueba, incluido el certificado del silencio, que el órgano competente para resolver expide de oficio en quince días desde que expire el plazo máximo; si lo pide el interesado, los quince días se cuentan desde el día siguiente a la entrada de la petición en el registro electrónico competente [L39-2015, art. 24.4].
10.3. Procedimientos iniciados de oficio
El vencimiento del plazo máximo sin resolución expresa no exime a la Administración de la obligación legal de resolver y produce estos efectos [L39-2015, art. 25.1]:
| Tipo de procedimiento de oficio | Efecto |
|---|
| Del que pueda derivarse el reconocimiento o la constitución de derechos u otras situaciones jurídicas favorables | Los interesados que hubieran comparecido pueden entender desestimadas sus pretensiones por silencio |
| De potestades sancionadoras o, en general, de intervención, susceptibles de producir efectos desfavorables o de gravamen | Caducidad: la resolución que la declare ordena el archivo de las actuaciones, con los efectos del artículo 95 |
Si el procedimiento se paraliza por causa imputable al interesado, se interrumpe el cómputo del plazo para resolver y notificar [L39-2015, art. 25.2].
11. Documentos administrativos y copias
11.1. Emisión de documentos
- Son documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas, que los emiten por escrito, a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma más adecuada [L39-2015, art. 26.1].
- Para ser válidos, los documentos electrónicos deben tener un soporte electrónico con formato determinado, datos de identificación, referencia temporal de emisión, metadatos mínimos y las firmas electrónicas que correspondan [L39-2015, art. 26.2].
- No requieren firma electrónica los documentos publicados con carácter meramente informativo ni los que no formen parte de un expediente, aunque siempre debe identificarse su origen [L39-2015, art. 26.3].
11.2. Copias auténticas
- Cada Administración determina los órganos competentes para expedir copias auténticas de documentos públicos administrativos o privados; las de documentos privados surten únicamente efectos administrativos y las realizadas por una Administración valen en las demás [L39-2015, art. 27.1].
- Pueden hacerse mediante funcionario habilitado o actuación administrativa automatizada, con un registro de funcionarios habilitados [L39-2015, art. 27.1].
- Es copia auténtica la realizada, en cualquier soporte, por los órganos competentes garantizando la identidad del órgano y el contenido, y tiene la misma validez y eficacia que el original [L39-2015, art. 27.2].
- Las copias electrónicas incluyen metadatos que acrediten su condición de copia, y las copias en papel de documentos electrónicos, un código de verificación [L39-2015, art. 27.3].
- Los interesados pueden pedir en cualquier momento copias auténticas al órgano que emitió el original, que debe expedirlas en quince días desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico competente, salvo las excepciones de la Ley 19/2013 [L39-2015, art. 27.4].
- Las Administraciones están obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y se vaya a incorporar a un expediente [L39-2015, art. 27.4].
- La copia auténtica electrónica debe indicarlo expresamente [L39-2015, art. 27.5], y las copias de documentos notariales, registrales, judiciales y de diarios oficiales se rigen por su legislación específica [L39-2015, art. 27.6].
12. Documentos aportados por los interesados
- Los interesados deben aportar los datos y documentos exigidos por la normativa aplicable y pueden aportar cualquier otro que estimen conveniente [L39-2015, art. 28.1].
- Tienen derecho a no aportar documentos que ya tenga la Administración actuante o haya elaborado otra Administración, que puede recabarlos salvo oposición del interesado; no cabe oponerse en potestades sancionadoras o de inspección [L39-2015, art. 28.2].
- Los informes preceptivos ya elaborados por otro órgano deben remitirse en diez días desde su solicitud; cumplido el plazo, se informa al interesado de que puede aportarlo o esperar a su remisión [L39-2015, art. 28.2].
- No se exigen originales salvo que, excepcionalmente, lo establezca la normativa, ni documentos ya aportados a cualquier Administración, indicando el interesado cuándo y ante qué órgano [L39-2015, art. 28.3].
- Si se pide excepcionalmente un original en papel, el interesado debe obtener copia auténtica antes de presentarlo electrónicamente [L39-2015, art. 28.4].
- Por la relevancia del documento o dudas sobre la copia, puede pedirse motivadamente el cotejo [L39-2015, art. 28.5].
- Las copias que aporten los interesados tienen eficacia exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas [L39-2015, art. 28.6], y los interesados responden de la veracidad de los documentos que presentan [L39-2015, art. 28.7].
